Abläufe, die von selbst laufen
Prozessautomatisierung für kleine Betriebe.
Prozessautomatisierung klingt nach Konzern, ist im kleinen Betrieb aber oft sehr bodenständig: Termine erinnern von selbst, Belege landen im richtigen Ordner, die Zahlungserinnerung geht pünktlich raus. Ich bin Jeremy aus Horgen und richte solche Abläufe ein, gerade für kleine Betriebe ohne eigene Informatik.
Laut einer AXA-Studie nutzen 35 Prozent der befragten KMU KI, um Arbeitsschritte zu optimieren, 2024 waren es 23 Prozent. Hier liest du, welche Prozesse sich lohnen, wie du den Nutzen selbst ausrechnest und wie es abläuft.
Die drei Fragen
Welche Prozesse sich automatisieren lassen
Nicht jede Aufgabe eignet sich. Ein Ablauf ist ein guter Kandidat, wenn du alle drei Fragen mit Ja beantwortest.
Kommt er regelmässig vor?
Was jede Woche anfällt, zahlt sich aus. Was zweimal im Jahr passiert, machst du besser weiter von Hand.
Läuft er immer gleich?
Gibt es eine klare Regel, kann sie auch ein Ablauf befolgen. Braucht es jedes Mal dein Gespräch oder dein Gefühl, kann die Technik höchstens vorbereiten.
Sind die Angaben schon digital?
Mails, Formulare, Kalender und Tabellen lassen sich verbinden. Zettel im Lieferwagen brauchen zuerst einen digitalen Weg.
Selbst ausrechnen
Lohnt sich das? Die Rechnung für deine Stunden
Die Rechnung ist einfach: Anzahl pro Monat mal Minuten pro Durchgang mal zwölf, das Ganze durch sechzig. So kommst du auf deine Stunden im Jahr. Fällt eine Aufgabe zwanzigmal im Monat an und dauert jeweils 15 Minuten, sind das 60 Stunden.
Stell diese Stunden dem Festpreis gegenüber, und du siehst, ob sich der Bau lohnt. Rechnet es sich nicht, sage ich dir das.
Schritt für Schritt
So entsteht deine Automatisierung
Du schreibst, was nervt
Ein Satz reicht. Auf der Seite mit 33 Beispielen kannst du dir auch etwas aussuchen.
Wir reden 30 Minuten
Kostenlos und unverbindlich, vor Ort, am Telefon oder per Nachricht.
Du bekommst einen Festpreis
Nach dem Gespräch, bevor ich etwas baue.
Der Ablauf läuft
Meist eine Woche später. Dort, wo es um Geld, Kunden oder Entscheidungen geht, bereitet er vor, und du gibst frei. Klemmt ein Durchgang, bekommst du eine Meldung.
Recht
Automatische Entscheidungen: das Recht
Trifft ein System allein eine Entscheidung, die für eine Person rechtliche Folgen hat oder sie erheblich beeinträchtigt, musst du sie darüber informieren (Art. 21 Abs. 1 DSG). Sie kann verlangen, ihren Standpunkt darzulegen und die Entscheidung von einem Menschen prüfen zu lassen (Art. 21 Abs. 2 DSG). Darum triffst du bei meinen Abläufen jede Entscheidung mit Folgen für eine Person selbst, der Ablauf bereitet sie nur vor. Läuft ein Teil im Ausland, gehört der Staat in die Information an die Betroffenen (Art. 19 Abs. 4 DSG).
Kurz nach dem Gesetzestext, keine Rechtsberatung.
Preis
Was eine Automatisierung kostet
Der Preis richtet sich nach dem Umfang: Eine einfache Erinnerung ist schnell eingerichtet, die Anbindung mehrerer Programme ist ein kleines Projekt. Bevor ich etwas baue, nenne ich dir nach dem Gespräch einen Festpreis. Dazu können Dienste wie Make oder Zapier kommen. Ihre bezahlten Tarife beginnen bei jährlicher Zahlung bei rund 11 und rund 20 US-Dollar im Monat, beide haben auch einen Gratis-Tarif. Die IT-Betreuung im Wert von CHF 500 im Jahr ist dabei.
Fragen
Fragen zur Prozessautomatisierung
Muss ich dafür neue Programme kaufen?
In der Regel nicht. Der Ablauf verbindet, was schon da ist: dein Postfach, deine Tabellen, deinen Kalender. Kassen- und Buchhaltungsprogramme lassen sich anbinden, wenn sie eine Schnittstelle haben.
Was passiert, wenn etwas schiefläuft?
Du bekommst eine Meldung statt Stille. Danach rufst du an, und ich schaue drauf, meist aus der Ferne.
Welchen Ablauf nehme ich zuerst?
Den, der dich am meisten nervt und oft vorkommt. Ein kleiner Anfang zeigt schnell, ob es sich lohnt. Wie sich das mit KI verbindet, steht unter KI im kleinen Betrieb.